一、問(wèn)題的提出

　　體系文件的有效控制管理，是體系有效運行的基礎保證。筆者發(fā)現，有相當一部分機構在體系建設時(shí)，體系文件控制管理方法不科學(xué)，指導性不強，文件管理混亂、受控文件得不到有效控制、失效文件得不到及時(shí)更新、修改和廢止，文件流失和誤用失效文件的事件時(shí)有發(fā)生。這些問(wèn)題影響了體系的運行質(zhì)量，因此有必要對體系文件的控制管理進(jìn)行規范和加強。   

　　二、體系文件的控制管理對體系運行的影響

　　1.體系文件的控制管理將影響體系所用文件的符合性和有效性。體系的建立，要求將整個(gè)體系文件化，一般包括指導性體系文件和記錄性體系文件兩大類(lèi)

　　指導性體系文件如管理手冊、程序文件等是體系文件的核心，它描述了機構的性質(zhì)、組成、宗旨、目標、任務(wù)、資源配置、部門(mén)(人)職責和聯(lián)系等要素，并規定了進(jìn)行每項工作所必要的依據、責任部門(mén)(人)、資源和具體程序；記錄性體系文件是對機構體系運行情況的真實(shí)記載，它記錄了每項工作從計劃部署到實(shí)施、檢查、改進(jìn)、問(wèn)效、完成的全過(guò)程，是機構按體系文件要求運行的證明文件。所以，如果在索取和制定指導性體系文件和記錄性體系文件時(shí)，不結合機構的實(shí)際情況，不遵守體系文件控制管理程序，就會(huì )使指導性體系文件和記錄性體系文件與機構的實(shí)際不符，失去指導意義，達不到真實(shí)準確記載體系運行情況的目的，對整個(gè)體系的運行質(zhì)量和完善效果將產(chǎn)生不良影響。

　　2.體系文件控制管理的符合性將影響指導性體系文件的指導效果

　　 不同機構的內部情況是各不相同的，從機構的性質(zhì)、組成、資源配置到目標任務(wù)的確定都存在著(zhù)很大差異，在制定指導性體系文件時(shí)，必須以機構的實(shí)際情況和體系建立的具體要求為出發(fā)點(diǎn)，既求形式上的規范化，更求內容上的實(shí)用化；既求整體要求的全面性，亦求具體要求的可操作性，使指導性體系文件具有切合實(shí)際的指導作用，否則將使指導性體系文件的指導效果大打折扣。

　　3.體系文件控制管理的有效性將影響體系運行的各個(gè)環(huán)節

　　在體系文件的索取與制定環(huán)節，要求機構適時(shí)有效地索取體系運行所必須的指導性、政策性外來(lái)文件(如政策法規、標準、規范等)，作為體系運行的指導性體系文件，要求機構適時(shí)有效地結合機構實(shí)際制定體系內部的指導性體系文件(如管理手冊、程序文件等)。在體系文件的審核確認環(huán)節，要求機構的領(lǐng)導層根據實(shí)用性原則，對索取和制定的體系文件進(jìn)行篩選和審核，對符合條件的予以確認并批準實(shí)施，納入機構體系文件范圍。在體系文件的歸檔環(huán)節，要求機構的責任者結合本機構檔案的組成特點(diǎn)，對體系文件進(jìn)行分類(lèi)編碼、歸檔備案，并做好保密工作。在體系文件的使用、完善和處理環(huán)節，要求機構嚴格按照程序的規定使用和完善體系文件，及時(shí)處理廢止文件。   

　　三、怎樣有效地進(jìn)行體系文件的控制管理

　　1.確定體系文件控制管理責任部門(mén)(人)及其職責

　　該項工作是體系文件控制管理的前提條件之一。體系文件控制管理是一項業(yè)務(wù)性強、繁瑣而細致的工作，需要配備具有一定業(yè)務(wù)能力、責任心、工作耐心細致的人員，并賦予其相應職權。機構可根據現有人員職務(wù)、業(yè)務(wù)能力取向、工作特點(diǎn)等條件，選擇適合該項工作的比較優(yōu)秀的人員擔當此任，并根據機構人員的整體布局來(lái)確定其職責。如果機構的規模較大，也可設置或指派相應部門(mén)專(zhuān)管或兼管此項工作。

　　2.確定文件化的體系文件控制管理程序

　　文件化的體系文件控制管理程序是機構進(jìn)行體系文件控制管理的重要依據和另一前提，機構必須在資源條件允許的情況下，根據自己體系文件組成的特點(diǎn)制定該程序。該程序一般包括以下幾方面:(1)程序的目的和適用范圍，簡(jiǎn)要闡述制定程序的目的和該程序在機構中的適用范圍。(2)確定責任部門(mén)(人)和職責。(3)從文件索取和制定的范圍、原則、方法、過(guò)程等方面提出規定和要求。(4)對文件的意見(jiàn)征集、審核確認和批準實(shí)施過(guò)程和方法提出規定和要求。(5)確定體系文件的分類(lèi)編碼、歸檔備案原則和方法，對體系文件的保密提出規定和要求。(6)確定體系文件使用及修改的原則和方法。(7)確定體系文件廢止及銷(xiāo)毀的原則和方法。

　　體系文件控制管理程序制定完成后，由機構的管理層征求機構相關(guān)人員的意見(jiàn)，結合意見(jiàn)修改、補充和完善后進(jìn)行審核確認，無(wú)誤后批準實(shí)施。

　　3.嚴格按照程序文件的規定進(jìn)行體系文件的控制管理，在實(shí)踐中不斷完善程序內容

　　體系文件控制管理程序批準實(shí)施后，關(guān)鍵是將其應用到體系的運行當中去，并不斷予以完善，使機構的每名成員真正了解并在工作中嚴格遵守此程序。為此，機構應當經(jīng)常組織相關(guān)人員認真學(xué)習該程序；責任部門(mén)(人)嚴格按程序控制管理體系文件及時(shí)做好記錄的記載；機構領(lǐng)導層及時(shí)收集反饋來(lái)的意見(jiàn)，適時(shí)組織相關(guān)人員對該程序進(jìn)行修訂，以求逐步完善。