一、怎樣理解受控文件

　　什么是受控文件呢?顧名思義，受控文件就是指在使用和存放方面受到控制的文件。
　　這類(lèi)文件在管理中要求不得隨意更改、丟失，不得隨意帶離檢定場(chǎng)地，而且，還要保證所使用的受控文件必須是適時(shí)有效的。

　　那么，受控文件包括哪些呢?它包括能夠保證實(shí)驗室質(zhì)量管理體系正常運行所需要的所有文件(外部的或內部制定的)，例如:法律、法規、規章、其他規范性文件、檢定規程、校準規范、檢測方法、檢驗規則、標準以及圖紙、軟件、規范、作業(yè)指導書(shū)和質(zhì)量手冊等。   

　　二、文件受控的意義

　　受控文件是用來(lái)指導實(shí)驗室開(kāi)展工作的有力依據和法規，實(shí)驗室所從事的工作，不能憑主觀(guān)臆造，必須嚴格按照受控文件的相關(guān)規定來(lái)進(jìn)行，這樣才能保證工作有章可循，所傳遞的數據準確可靠。如果對技術(shù)文件保管不善，使技術(shù)文件的有關(guān)數據損壞或丟失，將使工作人員無(wú)法判斷測量數據的準確性，無(wú)法判定被測產(chǎn)品的技術(shù)性能，從而給工作帶來(lái)不必要的麻煩。因此，實(shí)驗室所使用的技術(shù)文件對于其工作起著(zhù)至關(guān)重要的作用。我們必須對所使用的技術(shù)文件實(shí)施嚴格管理，保證技術(shù)文件的準確性、可靠性和適時(shí)有效性。   

　　三、造成失控的原因

　　為什么會(huì )造成受控文件的失控呢?筆者認為主要是以下幾個(gè)方面的原因:

　　1.管理不嚴
　　很多主觀(guān)原因和客觀(guān)原因使這一管理工作從整體上看做得不夠理想，不夠細致。因此，出現了受控文件在購置、發(fā)放、使用、作廢、回收等方面的失控問(wèn)題。

　　例如:根據工作的需要，實(shí)驗室調整組織機構而出現管理人員的變更，新管理者對以往管理業(yè)務(wù)的不熟悉或對質(zhì)量管理體系運作情況不完全了解，就難免出現工作做得不到位，甚至造成工作的失誤。再有，管理者在工作中抹不開(kāi)情面，不能堅持原則，對有些事情聽(tīng)之任之，甚至認為受控文件管理工作無(wú)足輕重，得過(guò)且過(guò)。諸如此類(lèi)，使管理工作不能得到嚴格落實(shí)，不能正常地按照質(zhì)量管理體系運作。

　　2.個(gè)人觀(guān)念
　　由于受傳統觀(guān)念的影響，人們總是希望從自己過(guò)去所從事的工作中積累和保存一些技術(shù)資料，以便于日后使用或查閱，因此，喜歡保留自己所使用的技術(shù)文件。這種做法主觀(guān)愿望是好的，但是，隨著(zhù)時(shí)間的推移，過(guò)去所保存的有一定時(shí)間性的甚至是對新工作的指導有局限性的技術(shù)文件，如果管理不慎或信息不及時(shí)、準確，就可能會(huì )在不該出現的場(chǎng)合出現或使用，甚至會(huì )出現用已經(jīng)作廢的文件指導工作等現象。更有甚者，有些人把一些技術(shù)資料據為己有，給工作帶來(lái)不必要的損失或給后人帶來(lái)判斷上的迷茫。   

　　四、解決失控的辦法

　　要解決受控文件失控問(wèn)題，首先必須加強學(xué)習，提高工作人員的素質(zhì)，強化人們的管理意識，使每一個(gè)人真正認識到受控文件在實(shí)際工作中的地位和重要性，形成自覺(jué)遵守規章制度的氛圍。

　　其次采用微機技術(shù)加強管理，解決受控文件的失控問(wèn)題。

　　由于社會(huì )的進(jìn)步，微機設備及相關(guān)的軟件技術(shù)參與辦公已被人們認可和接受，并以較高的速度發(fā)展，普及到工作中的每一個(gè)環(huán)節。取消過(guò)去那種實(shí)驗室現場(chǎng)保存所使用的一切技術(shù)文件的管理方式，倡導并推行通過(guò)微機進(jìn)行檢索、查閱所需技術(shù)文件的現代化工作方法。

　　實(shí)驗室將統一購置和管理的最新技術(shù)文件，及時(shí)、準確、無(wú)誤地通過(guò)一定的技術(shù)手段輸入到微機中，并進(jìn)行微機分類(lèi)管理。借助單位微機局域網(wǎng)絡(luò )，使各個(gè)網(wǎng)絡(luò )的終端可以非常便捷地查閱、檢索各種所需技術(shù)文件。

　　管理部門(mén)負責適時(shí)準確對技術(shù)文件進(jìn)行查新、替換，任何部門(mén)或個(gè)人不得隨意使用外來(lái)文件，如確因工作要求必須使用外來(lái)文件時(shí)，必須征得管理部門(mén)同意，并將相關(guān)技術(shù)文件的數據輸入微機后，通過(guò)微機查閱。

　　綜上所述，實(shí)驗室運用微機技術(shù)采取集中統一的管理辦法，通過(guò)對技術(shù)文件進(jìn)行統一的購置、發(fā)放、作廢、回收，使管理工作更能適應質(zhì)量管理體系的要求。同時(shí)，也減少了管理工作中的一些環(huán)節，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管，完全可以保證技術(shù)文件的準確可靠。在保證技術(shù)文件得到嚴格控制的同時(shí)，還可以節省經(jīng)費，減少購置數量。實(shí)踐證明，此辦法既解決了受控文件失控問(wèn)題，又符合相關(guān)準則和規范的要求，應該得到廣泛的應用。