提高實(shí)驗室信息化管理水平

江西省計量測試研究所  虞惠霞  孫淳

    隨著(zhù)計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，加強信息化建設已成為實(shí)驗室建設的一項重要工作內容，盡快用信息化、數字化的設施設備武裝實(shí)驗室，建設實(shí)驗室計算機網(wǎng)絡(luò )，改善和提高實(shí)驗室硬件條件和軟件水平，更好地為客戶(hù)服務(wù)，為計量事業(yè)服務(wù)。
    

一、實(shí)驗室信息化建設的任務(wù)

    傳統的管理模式已經(jīng)落后于實(shí)驗室現代化科學(xué)管理的要求，各實(shí)驗室在探索體制改革和加強制度建設的同時(shí)，也在思考如何利用高科技的手段來(lái)為實(shí)驗室建設服務(wù)。人們已經(jīng)認識到，加強實(shí)驗室設施設備手段的現代化建設，用信息化、數字化的設施設備裝備實(shí)驗室，是提高實(shí)驗室管理水平，推進(jìn)實(shí)驗室建設上新臺階的必要舉措。
    

二、實(shí)驗室網(wǎng)絡(luò )的規劃和建設

    網(wǎng)絡(luò )的建設不是一系列先進(jìn)的現代化的信息技術(shù)和設施的堆積，也不是現有人員加設備的簡(jiǎn)單組合，而是一項需要科學(xué)構建的系統工程，應統籌兼顧、全面規劃，經(jīng)過(guò)科學(xué)論證，在進(jìn)行信息需求分析、系統功能分析、工作環(huán)境分析、管理目標分析的基礎上，制定出一個(gè)比較完整、比較貼近實(shí)際的總體方案，同時(shí)，堅持近期與長(cháng)遠相結合、提高與普及相結合、開(kāi)發(fā)與建設相結合，經(jīng)過(guò)職能部門(mén)統一協(xié)調管理，有計劃、分步驟地進(jìn)行。
    首先，我們的規劃是建立在規范要求的基礎上的。我們要按照規范的要求明確各部門(mén)的職責和權力，理順各部門(mén)之間的關(guān)系，優(yōu)化組織資源的配置，建立科學(xué)的管理模式，理清思路，分清楚哪些東西交給電腦去識別判斷，哪些東西應由管理人員判斷掌握，以較低的管理成本達到規范的要求。
    其次，我們既要考慮當前的需要，如一次性投資的相對有效性、系統的性能價(jià)格比、可操作性和可維護性，又要兼顧將來(lái)的發(fā)展，充分考慮和穩妥解決網(wǎng)絡(luò )設備的可擴充性、網(wǎng)絡(luò )的可管理性，以及網(wǎng)絡(luò )的冗余、安全與可靠。
    第三，要充分重視內容的建設和維護。網(wǎng)絡(luò )的生命在于有無(wú)資源、有無(wú)信息，在于內容、資源、信息的數量和質(zhì)量。我們在建立一個(gè)功能強大的管理系統的同時(shí)，更要重視內容的建設和維護，我們的數據資源庫應是一個(gè)資源共享、迅速傳遞和查詢(xún)、不斷更新、反映最新信息的資源庫。
    

三、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在實(shí)驗室管理中的應用

    1.在質(zhì)量管理與質(zhì)量保證中的應用
    計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在實(shí)驗室的質(zhì)量管理和質(zhì)量保證領(lǐng)域中的應用，主要體現在文件控制、證書(shū)/報告管理和對不合格工作的控制幾個(gè)方面。
    

文件控制

    實(shí)驗室使用的文件大體分為質(zhì)量文件和技術(shù)文件兩類(lèi)，根據JJF1069的要求，無(wú)論是公開(kāi)發(fā)布的規程、規范、手冊，還是實(shí)驗室自行編制的規范、大綱、實(shí)施細則以及作業(yè)指導書(shū)、有關(guān)表格等等，都必須先規范化。而規范化文件的管理正是計算機的優(yōu)勢所在，我們可以利用計算機對文件和資料實(shí)施有效管理，發(fā)布和更新文件，確保文件的有效性，控制文件的使用，避免無(wú)效文件的采用等等。譬如，我們不僅可以在網(wǎng)上發(fā)布和及時(shí)更新規程、規范、標準、大綱，方便檢測人員的檢索、查閱，還可以通過(guò)軟件控制對已作廢的文件的采用。不必逐一分發(fā)、逐一查詢(xún)、逐一更改質(zhì)量文件和技術(shù)文件，杜絕受控文件的散落，避免受控文件處于不受控狀態(tài)。
    

證書(shū)/報告的管理

    證書(shū)/報告是實(shí)驗室的最終產(chǎn)品，其質(zhì)量高低反映了法定計量檢定機構的技術(shù)能力和管理水平，在規范中多次被提及。然而，實(shí)踐中對證書(shū)/報告的審核一直是件費時(shí)、費力又不容易真正做到位的工作，如果我們把這件煩瑣的事交給電腦去完成卻可以化難為易。
    一是在證書(shū)/報告出具時(shí)的把關(guān)，包括證書(shū)/報告格式的統一、規范和報告內容的審核。證書(shū)/報告由電腦在收發(fā)室有記錄的前提下，按照室別、檢校類(lèi)型和發(fā)送時(shí)間的先后，自動(dòng)編號，給出證書(shū)/報告的惟一性標志(如序號，這樣既可避免重號，又可防止檢測人員私自出具證書(shū)/報告)，報告簽發(fā)時(shí)間(一般情況下，報告輸出時(shí)間即為簽發(fā)時(shí)間)和樣品的接收日期(樣品的接收日期根據收發(fā)室接收時(shí)錄入的信息自動(dòng)寫(xiě)入)。通過(guò)規范證書(shū)/報告的格式，確保每份證書(shū)/報告的檢測信息量相同，同一規格型號的同種設備檢測項目一致，每次檢測選取測點(diǎn)一致，檢測結論規范化；通過(guò)對有資格的檢測人員授權識別代碼，防止無(wú)資格人員出具報告；通過(guò)對數據庫中的信息、檢測人員輸入的信息和收發(fā)室錄入的信息相互驗證，減少出具受檢廠(chǎng)家及設備名稱(chēng)有誤的證書(shū)/報告的可能性；通過(guò)直接調用數據庫中本所的標準和測量設備的有關(guān)信息，降低了在證書(shū)/報告中檢測設備欄出錯的概率。倘若對實(shí)驗室的每位授權人的簽名字樣進(jìn)行計算機備案，并為每個(gè)人分配惟一的識別代碼和密碼，相關(guān)人員在出具證書(shū)/報告時(shí)只需輸入自己的代碼和密碼即可實(shí)現電子簽名，也可以授權他人進(jìn)行電子簽名。由于檢測人員只能按照電腦的提示錄入數據和有關(guān)信息，檢測人員隨意開(kāi)具報告/證書(shū)的行為將受到限制，此時(shí)對報告/證書(shū)的型式審核的一些工作已經(jīng)不再必要。
    二是對證書(shū)/報告更改的控制和備份的制作。報告一旦輸出并加蓋印鑒，檢測人員和其他非授權人員就無(wú)法自行修改證書(shū)或報告。如證書(shū)/報告在發(fā)出后，發(fā)現問(wèn)題需作實(shí)質(zhì)性重大修改，則必須經(jīng)有關(guān)職能部門(mén)批準備案，同時(shí)在重新發(fā)出證書(shū)/報告時(shí)，由電腦自動(dòng)附加一份修改聲明。由于電子簽名的使用，每次在證書(shū)/報告生成的同時(shí)，其包含證書(shū)/報告原件全部信息的副本也同時(shí)在電腦中自動(dòng)生成，而無(wú)需再使用復印或掃描來(lái)保存副本了。
    

不合格工作的控制

    對不合格工作的記錄與控制是實(shí)驗室質(zhì)量改進(jìn)的一項內容，由于采用了計算機管理，控制了計量檢定、校準和檢測活動(dòng)按既定的流程運轉，實(shí)驗室測量設備的量值溯源受到了控制，測量設備未自檢或送檢的在出具證書(shū)/報告時(shí)不得被引用，引用的無(wú)效過(guò)期的規范規程標準自動(dòng)由有效的技術(shù)文件取代，計算機自動(dòng)記錄檢測人員超時(shí)限檢測的次數，發(fā)出報告更改的次數等等。
    2.在業(yè)務(wù)管理中的應用
    一是建立儀器收發(fā)管理系統、證書(shū)/報告管理系統、儀器設備資源管理系統、所長(cháng)辦公管理系統和情報信息管理系統等業(yè)務(wù)管理信息系統，實(shí)現對檢測作業(yè)全過(guò)程的控制。擬校準或檢測樣品從進(jìn)入收發(fā)室到被用戶(hù)取走離開(kāi)實(shí)驗室就自始至終受到監控。譬如，在收發(fā)室接收樣品時(shí)，電腦按照實(shí)驗室的檢測能力和用戶(hù)要求確定擬校準或檢測樣品即將接受的檢校類(lèi)型，按照送檢時(shí)間和檢校類(lèi)型自動(dòng)給出擬校準或檢測樣品接收時(shí)的惟一性標識(編號)，分門(mén)別類(lèi)地登記錄入、自動(dòng)生成并打印輸出檢定、校準或檢測合同，經(jīng)客戶(hù)確認無(wú)誤，雙方簽字合同生效后，自動(dòng)生成并打印輸出擬校準或檢測樣品的狀態(tài)識別標簽。同時(shí)擬校準或檢測樣品的有關(guān)信息，包括送檢單位、送檢設備名稱(chēng)和型號規格、送檢數量、送檢時(shí)間、檢測類(lèi)型、有何特殊要求等通過(guò)局域網(wǎng)發(fā)至各專(zhuān)業(yè)檢測室。如果實(shí)驗室為每個(gè)用戶(hù)單位建立儀器設備檔案，并向該用戶(hù)單位發(fā)放單位識別磁卡，在該單位下次送檢時(shí)，插入識別磁卡即可直接從實(shí)驗室檔案庫中提取該單位儀器設備的有關(guān)信息，既減小收發(fā)人員的勞動(dòng)強度，又可以對本單位的業(yè)務(wù)管理提供第一手的信息，方便相關(guān)業(yè)務(wù)的開(kāi)展，實(shí)現對用戶(hù)的跟蹤服務(wù)，提高實(shí)驗室的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。
    二是參與自有測量設備溯源計劃和年度業(yè)務(wù)計劃的制定。根據實(shí)驗室的設備管理要求和上年度業(yè)務(wù)情況，在不斷更新的數據基礎上，自動(dòng)生成本年度的測量設備溯源計劃、年度業(yè)務(wù)計劃。
    三是向客戶(hù)提供更便捷的服務(wù)。建立電腦自動(dòng)查詢(xún)系統，客戶(hù)可在實(shí)驗室服務(wù)臺的觸摸系統上或通過(guò)自動(dòng)電話(huà)查詢(xún)系統自行查詢(xún)實(shí)驗室開(kāi)展的服務(wù)項目和各項服務(wù)的收費標準，了解實(shí)驗室的基本情況和各項業(yè)務(wù)的工作流程。
    3.電子公告板的功能為無(wú)紙化辦公的實(shí)現提供了可能
    電子公告板功能是網(wǎng)絡(luò )的一大優(yōu)勢，實(shí)驗室局域網(wǎng)同樣可以設立電子公告板，公告實(shí)驗室年度業(yè)務(wù)計劃，科技項目開(kāi)發(fā)計劃，設備供應與服務(wù)計劃，人員培訓計劃，能力驗證計劃，測量設備的檢定、校準和確認計劃，技術(shù)規范編制計劃，體系審核與評審計劃。利用網(wǎng)絡(luò )即時(shí)傳輸信息與數據的優(yōu)勢，在網(wǎng)上發(fā)布圖書(shū)資料(包括規程、規范、大綱、標準、國際建議、實(shí)施細則以及作業(yè)指導書(shū)等)的內容，各類(lèi)會(huì )議的通知，文件(包括需轉發(fā)的上級文件與實(shí)驗室內部發(fā)布的文件。譬如，公告技術(shù)文件和質(zhì)量文件的批準發(fā)布和頒布實(shí)施的決定)等。根據管理權限，各部門(mén)分別負責各自職責范圍內的信息更新，各級各類(lèi)授權人員可以最快速度，在最短時(shí)間內從網(wǎng)上獲得所需的相關(guān)信息與資源，及時(shí)向管理層提出自己的意見(jiàn)和建議，為管理和決策部門(mén)及時(shí)做出判斷、處理和決策提供依據。通過(guò)先進(jìn)的管理思想和軟件技術(shù)，實(shí)現實(shí)驗室從內部到外部，從后臺到前端，以及包括客戶(hù)在內的各種資源的智能互動(dòng)、信息交流和全面管理，為法定計量實(shí)驗室的市場(chǎng)競爭力的不斷提高，創(chuàng )造了新的契機。