規程管理的幾點(diǎn)體會(huì )

云南省計量測試技術(shù)研究院  王玉元

    計量檢定規程及其它計量技術(shù)規范是開(kāi)展計量檢定、校準、測試工作的重要技術(shù)依據，是各機構質(zhì)量管理體系中不可或缺的支撐技術(shù)文件。為保證檢測工作質(zhì)量，確保檢測數據權威、準確、可靠，各計量檢定機構都非常重視加強計量檢定規程/計量技術(shù)規范(以下簡(jiǎn)稱(chēng)規程/規范)的管理。
    為迎接國家法定計量檢定機構考核，搞好我院規程/規范的管理，我院檔案室半年多來(lái)對所有規程/規范進(jìn)行了清理，對規程/規范的管理方式進(jìn)行了許多改進(jìn)，取得了較好的效果。下面將本人在規程/規范管理中的幾點(diǎn)體會(huì )作一介紹，供參考。
    

一、規程/規范在清理中應注意的問(wèn)題

    1.清理要徹底，防止缺漏
    規程/規范在使用中具有分散、量大的特點(diǎn)，給清理工作帶來(lái)了一定困難。就我院而言，同一規程/規范往往是多人持有，或幾項標準、幾個(gè)室組共用，甚至還存在一人持有幾本相同規程/規范的情況，若不徹底清理，很容易造成規程/規范在使用中的失控。在清理過(guò)程中，我們對所有規程/規范都逐項進(jìn)行認真細致的清理核對，及時(shí)撤出無(wú)效規程/規范，盡快補齊現行有效的規程/規范。
    2.主動(dòng)爭取檢測人員的理解和支持，認真登記其在用和需增規程/規范
    針對規程/規范大量分散在檢測人員手中的特點(diǎn)，我們主動(dòng)爭取檢測人員的理解和支持，順利完成了其在用和需增規程/規范的清理登記工作，為下一步實(shí)施受控管理打下了緊實(shí)的基礎。剛開(kāi)始辦理規程/規范清理登記手續時(shí)，部分檢測人員不太理解，有些甚至還產(chǎn)生情緒:不就一本規程嘛，干嗎那么麻煩？我自己買(mǎi)一本得了。究其原因，這是因為對規程/規范即將實(shí)施的嚴格的受控管理不理解，他們狹隘地認為這是管理人員怕遺失和防止多次領(lǐng)用而采用的管理方法。針對這種情況，我們作了大量耐心細致的解釋宣傳工作，主動(dòng)到各科室清理登記，回收無(wú)效規程/規范，及時(shí)發(fā)放、補齊有效規程/規范，為大家提供最大的方便。通過(guò)這些細致的工作，使每一位檢測人員都明白了，規程/規范的清理登記和嚴格的受控管理不僅僅是為了防止遺失及多次領(lǐng)用，其更大的目的在于:防止規程/規范的非預期使用，確保各相關(guān)場(chǎng)所均能得到和使用規程/規范的現行有效版本。
    

二、規程/規范在管理中的幾點(diǎn)嘗試

    1.計量標準檔案中所需規程/規范的管理
    (1)檔案中所需規程/規范單獨建檔，作為技術(shù)檔案的一部分。
    根據JJF1033-2001《計量標準考核規范》的要求，計量標準技術(shù)檔案中必須備有相應的規程/規范。但有些規程/規范幾項標準共用，若每項標準都配備一本，既增加了成本和工作量，又給更新替換帶來(lái)一定的困難，不利于管理。另一方面，為使規程/規范便于查閱使用，也有必要單獨重建一個(gè)規程/規范檔案，作為技術(shù)檔案的一部分。
    (2)全部規程/規范按編號順序存放。
    為使規程/規范查閱方便、快捷，替換清理時(shí)不會(huì )遺漏，查閱使用完畢便于回放，我們將全部規程/規范按編號順序存放。
    (3)全部規程/規范按受控文件管理。
    為保證全部規程/規范的實(shí)時(shí)性、有效性，我們將全部規程/規范均按受控文件進(jìn)行管理。
    2.檢測人員在用規程/規范的管理
    根據實(shí)際工作需要，檔案室對每位檢測人員在用的規程/規范進(jìn)行受控管理。在辦理規程/規范受控手續時(shí)，我們以清楚、方便、快捷為原則，設計了專(zhuān)門(mén)的“規程/規范受控登記表”，詳細記錄每一本受控規程/規范的受控號、使用人及使用情況，每一位使用人都須親筆簽字認可。一旦某一受控規程/規范被替代，我們很快就能準確地查出哪些人員在使用，并及時(shí)通知其交回原規程/規范，同時(shí)辦理新規程/規范的受控，發(fā)放新規程/規范。具體操作是:
    (1)規程/規范發(fā)放。
    由檔案室按規定給所發(fā)放的規程/規范編受控號，蓋受控章，發(fā)放時(shí)填寫(xiě)“規程/規范受控登記表”，并由使用人親筆簽字認可。
    (2)規程/規范回收。
    檢測人員退休或調離時(shí)，須將其使用的受控規程/規范交回檔案室登記注銷(xiāo)后方可辦理其他手續。當規程/規范被替代時(shí)，檔案室及時(shí)通知相關(guān)人員在規定時(shí)間內辦理新舊規程/規范的替換手續。
    我院規程/規范管理在進(jìn)行上述改進(jìn)以后，已完全杜絕了使用無(wú)效規程/規范的情況，保證了全部在用規程/規范均處于受控狀態(tài)，效果令人滿(mǎn)意。